Directiesecretaresse en Event Stage - najaar 2017

Landal GreenParks

Leidschendam

Taken en verantwoordelijkheden


Zoek jij dit najaar nog een leuke en afwisselende stage? Dan hebben wij voor jou een leuk aanbod!
Op ons directiesecretariaat in Leidschendam wordt de organisatie van een groot evenement gecoördineerd en de lopende zaken moeten ook doorgaan. Hier kom jij om de hoek kijken want je mag je met beiden bezig gaan houden! Als rechterhand van de assistente ben jij dit najaar vraagbaak en spin in het web. Dit doe je minimaal 4 dagen per week (woensdag vrij is mogelijk).
Wat ga je doen?
Voor de algemeen directeur ga je dit doen:
  • Samen met de assistente zorg je voor zijn agenda, afspraken maken, de weekagenda’s voorbereiden. Is het bezoek een groter gezelschap? Dan regel je een vergaderzaal (op één van onze kantoren, parken of extern) met alles wat daarbij komt kijken. Je bereidt zijn afspraken voor, dit houdt in: de stukken staan klaar in de iPad, de juiste adresgegevens en andere locatiegegevens in de agenda en iedereen die er bij moet zijn is uitgenodigd.
  • Je volgt op aangeven van de assistente actiepunten op vanuit zijn mail of bijvoorbeeld uit het directie- of management overleg.
  • Je haalt zo nu en dan koffie, maar hij haalt ook koffie voor jou!

Vergaderingen, voorbereiden en assisteren:
  • Er zijn 2 vergaderingen, het Directie Overleg (DO) en het Landal Leadership Team (LLT) overleg.
  • Je bereidt samen met de assistente het tweewekelijks directie overleg voor, dit houdt in: stukken klaarmaken en uploaden in de iPad d.m.v. Point 2 Share (ervaring hiermee is een wens).
  • Je regelt zoveel mogelijk zelfstandig de locaties voor vergaderingen. met alles wat daarbij komt kijken zoals catering en overnachting.
  • Iedere deelnemer van de vergadering wordt door jou voorzien van de benodigde informatie en gasten voor de vergadering worden uitgenodigd op het juiste tijdstip en de juiste locatie.
  • Het notuleren van het directieoverleg is niet direct noodzakelijk, maar als je dat graag wilt leren, kan dat altijd.
  • Het LLT overleg wordt niet genotuleerd maar daar verleen je samen met de assistente allerlei hand- en spandiensten tijdens het overleg. Het aansluiten van een beamer doe je in een handomdraai en is er een brainstorm? Jij hebt de flipovers en de post-its al klaarliggen. Onze LLT meetings zijn in het Engels en altijd op een van onze parken en inclusief een overnachting. Een mooie kans om kennis te maken met Bollo!
  • De LLT meeting van februari 2018 is een meerdaagse meeting op een van onze parken in binnen- of buitenland, dus ook hier kunnen wij jouw organisatietalent goed gebruiken.
Evenement
Jaarlijks organiseren wij voor onze managers, leidinggevenden en key professionals de kick off van het jaar. Dit noemen wij de januari bijeenkomst en deze vindt plaats op de derde dinsdag van januari. De coördinatie van dit evenement voor 400 collega’s is in handen van de assistente van onze algemeen directeur. Samen met de andere 3 directie assistentes, een werkgroep bestaande uit 6 collega’s van diverse parken/kantoren en een evenementenbureau zorgen wij voor een onvergetelijke dag en avond. Je kunt je voorstellen: dit is veel werk; een leuke uitdaging waar jij een belangrijke rol kunt vervullen.
Als je ervaring hebt met evenementen organiseren dan schrik je niet van dit lijstje: locaties bezoeken, draaiboeken maken, presentaties maken, foto’s zoeken uit allerhande bronnen, badges (laten) ontwerpen, drukwerk regelen, gastenlijsten maken en ga zo maar door.
Heb je geen ervaring met het organiseren van evenementen, maar schrik je niet van dit lijstje, dan kan jij ook wel eens de juiste persoon zijn! Ervaring is fijn, maar inzet, enthousiasme, de wil om te leren en zelfstandigheid vinden wij net zo belangrijk.
Nog meer?
Iedere dag is anders, dus iedere dag gebeurt er iets wat hierboven niet beschreven staat. Oh ja, je helpt soms mee met het klaarzetten van de lunch voor alle medewerkers, dat doe je samen met de andere stagiairs van ons kantoor.
 

Profiel kandidaat


  • Je kunt starten in september 2017 (later mag ook), dan hebben we alle tijd om je in te werken, voordat het echt druk wordt en kunnen we je goed wegwijs te maken. Hierbij hoort ook dat je kennismaakt met onze parken. Als het kan doe je dit samen met andere stagiaires, dat is wel zo gezellig.
  • Je bent in ieder geval tot eind januari 2018 beschikbaar, langer mag zeker.
  • Goed Nederlands en Engels, lezen, schrijven, spreken zijn absoluut noodzakelijk voor deze baan. Als jij dan ook nog Duits of Deens beheerst, ben je de echte ster.
  • Je bent discreet en representatief vanwege de plek waar je zit en alles waar je toegang toe hebt.
  • Ervaring in een eerdere stage bij een evenement, secretariaat of in vrijwilligerswerk is een pre.
  • Minimaal 4 dagen per week beschikbaar, de woensdag vrij is mogelijk. 5 dagen werken mag ook.
  • Affiniteit met Landal GreenParks en waar wij voor staan. Scrol maar eens over onze website www.landal.nl. De baan lijkt heel intern gericht maar bij ons staat de gast altijd op 1! Ook jij bent onderdeel van de beleving van onze gasten op onze parken. Gastvrijheid zit in onze natuur.

Geboden wordt


Stage lopen bij Landal GreenParks biedt je een schat aan voordelen. Zo zijn we een mooi merk om aan je cv toe te voegen, bieden we goede begeleiding, alle ruimte om je te ontwikkelen én:
  • een goede stagevergoeding  van € 325,- bruto per maand (op basis van fulltime* beschikbaarheid)
  • ruimte om je stage opdracht uit te voeren
  • en nog meer aantrekkelijke voordelen, zie onder stagevoorwaarden.
* Kantoorstages kennen een 40-urige werkweek.
 

Meer informatie


Voor meer informatie bekijk onze website (klik linksboven op het logo).
Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.
 
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Soortgelijke vacatures


Administratief medewerker Halt-team

Financieel Administratief Medewerker

Administratief Medewerker Allround Textielbedrijf

Technisch Administratief Medewerker

Medewerker facilitaire dienst

Over Landal GreenParks:

Aantal medewerkers 3000
Landal GreenParks maakt deel uit van Wyndham Worldwide.
 
Landal beheert en exploiteert 60 bungalowparken in Nederland, België, Duitsland, Tsjechië, Oostenrijk en Zwitserland met in totaal ca. 10.000 vakantiebungalows.
 
Daarnaast beschikt Landal over 1.500 campingplaatsen. Op jaarbasis realiseren 1,9 miljoen gasten ca. 9,6 miljoen overnachtingen.
 
Op de parken en de diverse kantoorlocaties werken ca. 3.000 medewerkers.

Voor deze vacature geldt:

Werk- en denkniveau
MBO
Beschikbaarheid
Fulltime, Stage
Je kunt solliciteren tot:
27-9-2017


Zoek ook op JoBBsquare

OK Een totaal aanbod van vacatures, ook van uitzenders
OK Vacatures voor jou, zonder advertenties
OK Actuele vacatures in jouw mailbox